WWW.SINYALMAGZ.COM – Tahukah Anda, dari sebuah riset menunjukkan rata-rata setiap karyawan menghabiskan 28 persen di hari kerja untuk berurusan dengan email. Dengan kata lain Anda membuka hingga membalas semail dalam seminggu sekitar 11 jam. Atau kira-kira satu setengah hari kerja.
Meskipun dimaksudkan sebagai alat produktivitas, bagi kebanyakan orang, email adalah gangguan serius. Terutama dirasakan oleh orang-orang yang mengutamakan kerja cepat atau kerja lapangan.
Email adalah sarana penting yang tidak dapat Anda tinggalkan. Persoalannya, Anda juga perlu mengendalikan akun email Anda agar produktivitas Anda dalam bekerja tetap tinggi. Bagaimana caranya?
1. Hindari membuka email saat istirahat.
Anda tergoda untuk meraih ponsel Anda segera setelah alarm berbunyi dan mulai membaca email. Akibatnya, Anda bisa keterusan hingga larut malam. Padahal ini sudah masuk jam istirahat dan melupakan urusan pekerjaan sejenak.
- Kosongkan kotak masuk Anda setiap hari.
Anda tidak perlu stres menjawab setiap email. Untuk sebuah email penting cukup targetkan waktu misalnya dua menit untuk membaca dan menjawab. Sementara untuk email tak penting apalagi spam sebaiknya buang saja agar kotak email tak penuh.
- Hentikan CC semua orang di tempat kerja.
Kadang men-cc email justru membuat orang yang tidak berkepentingan mengetahui isi email. Dan ini tidak tepat sasaran. Jika perlu reply to all, pastikan bahwa informasi memang perlu disebarluaskan.
- Periksa email Anda dalam batch.
Setidaknya ada dua jenis orang terkait email. Pertama yang selalu bereaksi ketika ada email masuk. Kedua yang mengumpulkan beberapa email masuk, abru membukanya. Biasanya jenis kedua inilah yang terjauh dari stress. Silakan pilih yang mana sebaiknya diri Anda.
- Gunakan alat manajemen email.
Salah satu cara termudah untuk melindungi waktu Anda, sekaligus mencegah kotak masuk Anda menjadi tidak terkendali, adalah dengan menggunakan alat seperti Sanebox atau Unroll.me. Sanebox, misalnya, mengurutkan dan mendeklarasikan kotak masuk Anda sehingga hanya email penting yang masuk. Semua pesan lain diarsipkan atau dibuang. Dengan Unroll.me, Anda dapat berhenti berlangganan dari email berlangganan yang merupakan gangguan.
- Buat model operasi baru untuk email organisasi Anda.
Mulai sekarang mulailah mengetahui kapan harus mengirim email vs. berkomunikasi dengan cara lain. Misalnya, untuk komunikasi kelompok, Anda mungkin bisa memanfaatkan chat messenger. Sedangkan untuk memantau proses pekerjaan Anda juga bisa gunakan aplikasi. Ada banyak pilihannya.
- Lakukan etiket email Anda.
Mulailah dengan memanfaatkan opsi Subject dengan kejelasan dan spesifik untuk memastikan isi email mudah dipahami dari awal. Jangan pernah menulis dengan emosi atau tanda seru yang berlebihan. Selain itu, pastikan bahwa pesan dapat dipindai dan mudah dibaca. Lakukan proofread sebelum send. Tambahkan dengan informasi kontak Anda.
Nah, bekerja dengan email perlu siasat. Kelihatannya sederhana, namun tanpa sadar email kerap kali membuat Anda bekerja tidak nyaman.
- Gunakan jaringan cepat dan stabil.
Bagian terakhir yang tak kalah pentingnya adalah pemilihan jaringan yang akan “mengirim” pesan dalam email. Pilih jaringan yang cepat dan stabil dan bisa diakses di mana saja. Bahkan di daerah terpencil.
Pilihannya adalah jaringan XL Axiata. Apa paket yang ditawarkan oleh XL Axiata? Silakan cek di: https://www.xl.co.id/id
