Perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat dan dinamis saat ini mendorong XL Axiata segera bertransformasi. Sebagai perusahaan yang menyediakan layanan digital, XL pun mulai melaksanakan transformasi digital secara internal untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi karyawan dalam bekerja. Maka, sejak awal tahun 2016 ini, XL telah mengimplementasikan Microsoft Office 365, sebagai operator telekomunikasi pertama di Indonesia yang memanfaatkan Microsoft Office 365.
Direktur XL, Yessie D. Yosetya mengatakan, “Berangkat dari kebutuhan perusahaan akan infrastruktur ITyang semakin meningkat serta adanya pembaharuan hardware dan software yang begitu pesat, kebutuhan operasional perusahaan pun ikut berubah. Kami membutuhkan teknologi yang dapat mendukung kami dalam melakukan transformasi digital. Maka kami memilih untuk mengimplementasikan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini dan di saat mendatang: Office 365. Saya berharap penerapan Office 365 di internal XL akan bisa mendorong peningkatan kualitas pelayanan kepada pelanggan”.
Dalam rangka mendukung transformasi digital XL, Microsoft sebagai penyedia solusi Office 365 pun senantiasa melakukan pendampingan terhadap XL, baik dari sisi teknologi, proses, maupun persiapan sumber daya manusia. “Berdasarkan survey yang Microsoft lakukan kepada para pelaku bisnis di Asia pada tahun 2015 lalu, kebutuhan karyawan untuk bekerja secara mobile semakin meningkat. Sebanyak 70{6d4da31955223774f92dce3d293cb7e669764550633ee25cdb7e9d5f0678e9b3} karyawan menghabiskan sedikitnya satu hari dalam seminggu untuk bekerja di luar kantor,” ujar Kustiawan Kusumo, Enterprise Partner Group Director, Microsoft Indonesia. Hal ini pun mendorong Microsoft untuk menghadirkan layanan-layanan produktivitas berbasis komputasi awan, seperti Office 365.
Office 365 merupakan layanan berbasis awan yang menghadirkan rangkaian aplikasi Microsoft Office seperti Email Exchange yang dapat diakses saat online ataupun offline, kotak email sebesar 50GB, serta OneDrive Storage sebesar 1TB untuk setiap pengguna. Seluruh layanan ini dapat diakses melalui internet/website maupun secara on premise (instalasi pada perangkat komputer/laptop) dengan menggunakan koneksi internet, di mana saja dan kapan saja.
Selain itu, ada juga fitur untuk SharePoint; layanan Skype yang meliputi telepon, pesan, dan video conference; layanan Enterprise Social Networking Yammer; Microsoft Office Online/Offline; Data Loss Prevention (DLP); serta Email DRC. Berbagai fitur dan keunggulan yang dimiliki Office 365 tersebut akan memudahkan karyawan dalam beraktivitas secara mobile.
“Dengan Office 365, pengguna dapat menyimpan dokumen di satu tempat dan membuat, mengubah, ataupun berbagai dokumen secara mudah di manapun mereka berada. Sehingga, sekalipun mereka sedang tidak berada di dalam satu tempat yang sama, mereka tetap dapat berkolaborasi,” lanjut Kustiawan.
Implementasi Service Office 365 di XL sudah mencapai 100 persen. Sejauh ini, manfaat yang sudah terlihat antara lain terselesaikannya persoalan bouncing email berkat kapasitas mailbox per pengguna yang mencapai 50GB, serta meningkatnya efisiensi dan keamanan jaringan perusahaan. Selain itu, berbagai aplikasi bawaan Office 365 seperti OneNote dan Skype juga telah membantu meningkatkan produktivitas karyawan dalam bekerja.
Yessie menambahkan, penerapan Office 365 ini sejalan dengan rencana XL yang akan segera melakukan transformasi pada lingkungan kerjadengan menggunakan konsep modern open space dan business process. Perwujudan konsep modernisasi ini dilakukan dengan menghadirkan platform digital yang dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja karyawan, sehingga karyawan dapat berorientasi terhadap kepuasan pelanggan. Dengan demikian, karyawan dapat terkoneksi secara internal di mana pun, kapan pun, serta melalui perangkat apa pun. (Wahyu)
